Ενημέρωση για την προστασία των υποψηφίων και των γονέων/κηδεμόνων τους ενόψει της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Παρακαλούμε να διαβάσετε προσεκτικά την ακόλουθη ενημέρωση, για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της προετοιμασίας και διεξαγωγής των εξετάσεων καθώς και της έκδοσης των πιστοποιητικών γλωσσομάθειας από το Ινστιτούτο ÖSD Ελλάδας – Σχολή Μωραΐτη, κατ’ εφαρμογή των διατάξεων του Γενικού Κανονισμού Προσωπικών Δεδομένων 2016/679 της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της ελληνικής νομοθεσίας.

1. Κατηγορίες Προσωπικών Δεδομένων που υπόκεινται σε επεξεργασία

Το Ινστιτούτο ÖSD Ελλάδας – Σχολή Μωραΐτη επεξεργάζεται (λαμβάνει, διατηρεί και χρησιμοποιεί) τις εξής κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

1) Στοιχεία του υποψηφίου (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, ημ. γέννησης, τόπο γέννησης, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφο ταυτοποίησης, Α.Μ.Κ.Α., Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ., έγγραφα πιστοποίησης μαθησιακών δυσκολιών, ιατρικές γνωματεύσεις και την απόδειξη καταβολής των εξετάστρων).

2) Στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας γονέα/κηδεμόνα καθώς και στοιχεία που απαιτούνται για την έκδοση των νόμιμων φορολογικών παραστατικών (Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ.).

3) Στοιχεία αποτελεσμάτων των υποψηφίων, (αναλυτική και γενική βαθμολογία, προφορικοί και γραπτοί βαθμοί, κριτήρια αξιολόγησης, απουσίες, κυρώσεις, πιστοποιητικά γλωσσομάθειας, βραβεία, ενδεχόμενες μαθησιακές δυσκολίες κλπ.).

2. Σκοποί και νομική βάση επεξεργασίας

1) Η εγγραφή, η προετοιμασία και η διεξαγωγή εξετάσεων -συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας κατάστασης υποψηφίων, έκδοσης δελτίων εξεταζόμενων, κατάρτισης λίστας αποτελεσμάτων έκδοσης και τυχόν επανέκδοσης πιστοποιητικών γλωσσομάθειας.

2) Η έκδοση των απαιτούμενων φορολογικών παραστατικών. Νομική βάση της εν λόγω επεξεργασίας είναι η συμμόρφωση με την εκάστοτε ισχύουσα φορολογική νομοθεσία, που επιβάλλει τη συλλογή των στοιχείων σας και του ΑΦΜ για την έκδοση νόμιμου παραστατικού και την τήρησή τους για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και τη διαβίβασή τους στην ΑΑΔΕ.

3) Η αντιμετώπιση τυχόν αξιώσεων, καθώς και η χορήγηση δεδομένων σε τρίτους για δικαστική χρήση. Νομική βάση για τις παραπάνω επεξεργασίες είναι αφενός το έννομο συμφέρον του Ινστιτούτου για την προστασία προσώπων και αγαθών εντός του χώρου διεξαγωγής των εξετάσεων, η νομική προστασία του Ινστιτούτου, σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων κατά του και μέχρι την αμετάκλητη, εξωδικαστική ή δικαστική, επίλυση της διαφοράς, και, αφετέρου, το έννομο συμφέρον του τρίτου να λαμβάνει και χρησιμοποιεί συγκεκριμένα δεδομένα, που τηρούνται από το Ινστιτούτο, για την υπεράσπιση δικαιωμάτων του ενώπιον δικαστικών αρχών, πάντοτε φυσικά υπό την προϋπόθεση ότι η χορήγηση θα κρίνεται από το Ινστιτούτο αναγκαία και πρόσφορη για την ικανοποίηση του συγκεκριμένου σκοπού.

4) Η επικοινωνία μας μαζί σας για θέματα που αφορούν τις εξετάσεις και η ενημέρωσή σας (και/ή η ενημέρωση τρίτων, όπως λ.χ. καθηγητών, Κέντρων Ξένων Γλωσσών, σχολείων κ.λ.π.) για τις δράσεις του Ινστιτούτου με ενημερωτικά δελτία (newsletters) που σας αποστέλλονται μέσω απλού ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπηρεσίας σύντομου μηνύματος κινητού τηλεφώνου (sms) και κοινωνικών δικτύων. Νομική βάση εν προκειμένω είναι το έννομο συμφέρον του Ινστιτούτου αφενός να σας ενημερώνει για δραστηριότητές του και, αφετέρου, να ανταποκρίνεται στην υποχρέωση μέριμνας για τον υποψήφιο.

3. Αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων:

Η επεξεργασία περιορίζεται εντός του Ινστιτούτου και επιλεγμένων συνεργατών του και τα προσωπικά δεδομένα θα είναι διαθέσιμα αποκλειστικά στο διοικητικό προσωπικό αυτών, που δεσμεύεται με υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας.

Αποδέκτες των δεδομένων είναι:

(α) δημόσιες αρχές (Υπουργεία και οι αποκεντρωμένες υπηρεσίες τους, Ανεξάρτητες Αρχές, φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης κ.α.),

(β) δικαστικές και εισαγγελικές αρχές σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων ή αξιόποινων πράξεων,

(γ) σχολεία(δημόσια ή ιδιωτικά), Κέντρα Ξένων Γλωσσών, Καθηγητές και οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο νόμιμα εξουσιοδοτημένο έχει αναλάβει εκ μέρους του υποψήφιου την διεκπεραίωση της εγγραφής του στις εξετάσεις,

(δ) ανώτατα εκπαιδευτικά ιδρύματα του εσωτερικού ή του εξωτερικού,

(ε) ο Αυστριακός μη κερδοσκοπικός οργανισμός πιστοποίησης της γερμανικής γλώσσας ÖSD,

(στ) συνεργάτες του Ινστιτούτου ανά την Ελλάδα και οι εκάστοτε εξεταστές και διορθωτές πανελλαδικά,

(ζ) εξωτερικοί συνεργάτες του σχολείου, τυπογράφοι και επιμελητές έκδοσης εντύπων του Ινστιτούτου, πιστοποιημένες εταιρίες καταστροφής εγγράφων, νομικοί κλπ., που δεσμεύονται με υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας, και μόνο κατά το μέτρο που απαιτείται για την εκτέλεση των συγκεκριμένων καθηκόντων/εντολών που έχει ο καθένας στο πλαίσιο των προαναφερόμενων σκοπών επεξεργασίας.

4. Χρόνος τήρησης των προσωπικών δεδομένων:

Τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα θα διατηρηθούν κατά το χρόνο που ορίζεται για κάθε ένα από αυτά στον κανονισμό του Ινστιτούτου (5 έτη), σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων, επί όσο χρόνο απαιτείται για την αμετάκλητη επίλυσή τους.

Μετά την ολοκλήρωση των εξετάσεων το Ινστιτούτο θα διατηρήσει τα δεδομένα σας με σκοπό την ενημέρωση και επικοινωνία μαζί σας για την ανακοίνωση των αποτελεσμάτων, το χρόνο και τη διαδικασία παραλαβής των πιστοποιητικών γλωσσομάθειας καθώς και πιθανή επανέκδοσή τους, εκτός εάν ασκηθεί το δικαίωμα εναντίωσης, που αναφέρεται κατωτέρω στο αμέσως επόμενο πεδίο. Τα αρχεία σας φυλάσσονται σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή κατά το χρόνο που ορίζεται για κάθε ένα από αυτά στον κανονισμό του Ινστιτούτου (5 έτη), με προστασία κωδικού εκτός εάν ασκηθεί το δικαίωμα εναντίωσης, που αναφέρεται κατωτέρω στο αμέσως επόμενο πεδίο.

Έντυπο και ακουστικό υλικό (ηχογραφημένη εξέταση παραγωγής προφορικού λόγου) του υποψηφίου θα διατηρηθούν για ένα (1) έτος από την ημ. εξέτασης. Μετά την παρελευση του έτους το υλικό καταστρέφεται από πιστοποιημένη εταιρία καταστροφής απόρρητων εγγράφων.

5. Δικαιώματα των υποψηφίων, γονέων/κηδεμόνων:

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή με έγγραφο αίτημά σας στο Ινστιτούτο να ασκήσετε τα εξής δικαιώματα:

(α) Δικαίωμα πρόσβασης, δηλαδή να πληροφορηθείτε κατά πόσο υφίστανται επεξεργασία τα προσωπικά δεδομένα που αφορούν υποψήφιους, να λάβετε αντίγραφα αυτών των δεδομένων καθώς και κάθε άλλη πληροφορία σχετικά με την πραγματοποιούμενη επεξεργασία,

(β) Δικαίωμα διόρθωσης και συμπλήρωσης ανακριβών και ελλιπών δεδομένων,

(γ) Δικαίωμα φορητότητας για όσα δεδομένα επεξεργαζόμαστε με νομική βάση τη σύμβαση, το νόμο και τη συγκατάθεση (βλ. ανωτέρω Ενότητα 2),

(δ) Δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή δεδομένων και/ή περιορισμό της επεξεργασίας τους,

(ε) Δικαίωμα εναντίωσης:

i) Στην αποστολή ενημερώσεων μέσω απλού ταχυδρομείου, e-mail ή sms. Στην περίπτωση αυτή θα διακόψουμε την αποστολή ενημερώσεων.

ii) Στη διαβίβαση δεδομένων σε τρίτους για δικαστική χρήση, πάντοτε φυσικά υπό την προϋπόθεση ότι το Ινστιτούτο κρίνει, κατόπιν στάθμισης, ότι η χορήγησή τους είναι αναγκαία και πρόσφορη για την υποστήριξη των δικαιωμάτων του (τρίτου) ενώπιον δικαστικών αρχών.

iii) Συναφώς σας ενημερώνουμε ότι για την περίπτωση που η διαβίβαση των δεδομένων είναι απαραίτητη για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων δικαστικώς ή εξωδικαστικώς το έννομο συμφέρον του Ινστιτούτου υπερτερεί και δεν είναι δυνατή η ικανοποίηση του δικαιώματος εναντίωσης που τυχόν ασκήσετε.

Επίσης, σε περίπτωση που θεωρήσετε ότι θίγονται καθ' οιοδήποτε τρόπο τα προσωπικά δεδομένα σας, μπορείτε να υποβάλετε ανά πάσα στιγμή καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

Στοιχεία επικοινωνίας του Ινστιούτου ÖSD – Σχολή Μωραΐτη:

Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων σας καθώς και για οποιαδήποτε επικοινωνία σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα, παρακαλούμε να επικοινωνείτε με την κα. Τίνα Σιούρμαν.